Recht

Wie Firmen den Fiskus an Archivierungskosten beteiligen können

| Redakteur: Margit Kuther

Dokumente müssen rechts-, beweis- und fälschungssicher abgelegt sein und über Jahre bereit gehalten werden. Doch Firmen können den Fiskus an der teueren, dokumentengerechten Archivierung beteiligen.

Egal ob analog oder digital – die Archivierung von Dokumenten ist für Unternehmen oft mit hohen Kosten verbunden. Der Fiskus beteiligt sich an diesen Kosten, indem er die Bildung einer entsprechenden Rückstellung für die am Bilanzstichtag verursachten Archivierungskosten akzeptiert.

Bislang war unklar, über welchen Zeitraum jährlich anfallende Archivierungskosten Berücksichtigung finden. Da die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren vorsehen, wurde die Auffassung vertreten, man könne die jährlich anfallenden Kosten mit dem Multiplikator 10 hochrechnen.

Wiederkehrende Kosten mit 5,5 zu multiplizieren

Der Bundesfinanzhof hat in einem aktuellen Urteil (Az. X R 14/09) dieser Berechnung widersprochen: Wiederkehrende Kosten sind grundsätzlich mit einem Vervielfältiger von 5,5 zu multiplizieren.

Zur Begründung verweist das Gericht auf den steuerlich zu beachtenden Stichtagsgrundsatz, der die Bildung von Rückstellungen für zukünftige Aufwendungen verbietet. Rückstellungsfähig ist der jährlich anfallende Aufwand nur für die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Der Fiskus akzeptiert den Faktor 5,5 (arithmetisches Mittel von 1 bis 10) unter der Annahme, dass jedes Jahr ein aufbewahrungspflichtiger Jahrgang ausgesondert werden kann. Positiv sind die eindeutigen Spielregeln, die Unternehmen nunmehr eine zuverlässige Kalkulation ermöglichen. Unternehmen sollten alle rückstellungsfähigen Kosten im Rahmen einer Jahresabrechnung systematisch erfassen.

Diese Kosten sind rückstellungsfähig

Der Fiskus akzeptiert sowohl wiederkehrende Kosten als auch einmalige Aufwendungen. Zu den wiederkehrenden Kosten zählen etwa Miet- und Nebenkosten, Versicherungsbeiträge oder die jährlichen Abschreibungen auf Regale oder Schränke. Befindet sich das Archiv im eigenen Betriebsgebäude, sind die Gebäudekosten (AfA, Grundsteuer, Versicherung, Energie- und Instandhaltungskosten etc.) anteilig nach der Nutzfläche zu ermitteln.

Darüber hinaus sind einmalige Aufwendungen für die Einlagerung aller bereits vorhandenen Unterlagen rückstellungsfähig, die am Bilanzstichtag noch nicht archiviert sind. Dazu gehören etwa die Kosten für die Digitalisierung der Dokumente oder die Anschaffung von Speichermedien. Auch die Kosten für eine Datensicherung durch einen externen Dienstleister können einbezogen werden.

Achtung: Einmalige Aufwendungen dürfen nicht mit dem mathematischen Faktor 5,5 multipliziert werden. Andere Kosten hingegen lehnt der Fiskus ab: Nicht rückstellungsfähig sind anteilige Finanzierungskosten für die Archivierung oder Entsorgungsaufwendungen.

Höhere Rückstellungen

In der Regel führt die jetzt vom Bundesfinanzhof bestätigte Berechnungsmethode zu richtigen Ergebnissen. Komplizierte Einzelberechnungen bleiben den Steuerpflichtigen meist erspart. Wer mehr ansetzen möchte, muss genauer rechnen, die Kosten für jeden aufzubewahrenden Jahrgang ermitteln und dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vervielfältigen.

Dies kann bei Neugründungen mit umfangreichen Archivbeständen sinnvoll sein. Zu einer höheren Rückstellung gelangt man auch, wenn sich bei einer Betriebsprüfung herausstellt, dass umfangreiche Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen, weil es Streit mit dem Betriebsprüfer gibt. Für die hierdurch verursachten Kosten kann eine gesonderte Rückstellung gebildet werden.

Achtung: Die Finanzverwaltung spart sich die Abgrenzung von Unterlagen mit 6-jähriger und mit 10-jähriger Archivierungsfrist, verlangt aber bei freiwillig längerer Archivierung einen Abschlag von 20% der Gesamtkosten. Ist eine längere Aufbewahrung vorgesehen, sollten die Steuerpflichtigen im Vorhinein prüfen, welche Berechnungsmethode für sie günstiger ist. Bei separater Ermittlung der Kosten für Unterlagen mit 6-jähriger Archivierungsfrist beträgt der Multiplikator 3,5.

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Wieso der Fiskus? Der Staat hat doch kein Geld. Der steht doch mit Trillionen in der Kreide. Der...  lesen
posted am 19.10.2011 um 12:53 von Unregistriert


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