Serie Projekt-Management, Teil 1

Projekte professionell durchstarten

07.05.2010 | Autor / Redakteur: Dr. Jürgen Schmied, Dr. Karlheinz Morgenroth* / Martina Hafner

Sage mir, wie Dein Projekt beginnt, und ich sage Dir, wie es endet: Um Projektteams zum „Durchstarten“ und „Abheben“ zu verhelfen, haben sich Take-off-Workshops bewährt.

Die frühen Phasen eines Projektes bestimmen maßgeblich den Erfolg des Gesamtprojektes. Die richtige Auswahl der Teammitglieder, die angemessene Aufgabenverteilung im und gegebenenfalls zwischen den Teams, eine klare Anforderungsdefinition, die korrekte Systematik für die Durchführung einer Aufwandsschätzung und eine professionelle Risikoanalyse sind nur einige Beispiele für Erfolgsfaktoren in der Projektstartphase.

Gerade zu Beginn eines Projektes hat der Projektleiter am meisten zu tun, denn seine Aufgabe ist es, das Projekt richtig aufzusetzen. Hierzu benötigt er Kenntnisse über Projektmanagement-Methoden, Wissen über die Stärken jedes Mitarbeiters und natürlich persönliche Fähigkeiten zur Mitarbeiterführung. All zu oft muss der Projektleiter ein Tausendsassa sein, jemand, der bereits vor dem Frühstück an (s)ein neues Weltwunder glaubt.

Aber wer ist das schon? Die Realität sieht meist anders aus. Es wird ein Projektleiter für das gerade akquirierte Projekt gesucht. Wie immer sind bereits alle, die diesen Job schon einmal gemacht haben, verplant und nicht verfügbar. Zwangsweise wird die Stelle des Projektleiters und das gesamte Projektteam mit denjenigen Leuten besetzt, die gerade zufällig frei oder zumindest nicht völlig ausgelastet sind. Die persönlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter werden aus Mangel an Ressourcen nur berücksichtigt, sofern diese absolut erfolgskritisch sind.

Der zukünftige Projektleiter hat zwar zuvor schon einmal stellvertretend die Rolle eines Projektleiters übernommen, selbst aber noch nie ein derartiges Projekt eigenverantwortlich geleitet. Vor zwei Jahren hat er an einer Schulung zum Thema Projektmanagement teilgenommen, mittlerweile ist sein methodisches Projektmanagement-Wissen – auch mangels Praxis – nur noch bruchstückhaft vorhanden. Und wir wissen alle, ein „Wissender“ ist noch lange kein „Könner“.

Take-off-Workshop: Lernen anhand der Projekt-Praxis

Wie geht man am besten mit einer derartigen Situation um? Um Projektteams auch tatsächlich zum „Durchstarten“ und „Abheben“ zu verhelfen, hat sich das Konzept der Take-off-Workshops bewährt. Mithilfe dieser Workshops und vor allem mithilfe projektexterner Mitwirkung werden der Projektleiter und sein Team in der frühen Phase des Projektes unterstützt – dort, wo am meisten schief gehen kann. Statt den Projektleiter auf eine theoretische Projektmanagement-Schulung zu schicken, von der er anschließend nur einen kleinen Teil in die Praxis umsetzen kann, setzt ein erfahrener Projekt-Coach gemeinsam mit dem Projektleiter das Projekt auf.

Ergänzendes zum Thema
 

Inhalte eines Take-off-Workshops

Auch im weiteren Projektverlauf wird der Projekt-Coach regelmäßig bei Bedarf, mindestens aber zu den Projekt-Reviews an Hauptmeilensteinen eingebunden. Natürlich macht auch weiterhin bei diesem Konzept der Projektleiter-Ausbildung eine theoretische Projektmanagement-Schulung Sinn, um Grundlagenwissen zu schaffen. Jedoch wird mithilfe des Training-on-the-Job die erfolgreiche Umsetzung des Projektmanagement-Wissens deutlich wahrscheinlicher und die Nachhaltigkeit der Wissensvermittlung sichergestellt.

Die richtige Richtung: Projektvision und Projektziele

Eine der ersten Aufgaben in dem typischerweise zweitägigen Take-off-Workshop ist die Vorstellung der Projektvision und der Projektziele. Die Definition der Projektvision und der Projektziele sollte dabei bereits früher erfolgt sein, zum Beispiel in einer Vorprojektphase, in der auch die Projektakquise stattfand. Im Take-off-Workshop geht es dann darum sicherzustellen, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis über Vision und Ziele haben und diese auch akzeptieren.

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