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RPA – Den richtigen Robotic-Process-Automation-Prozess wählen

| Autor / Redakteur: Peter Gißmann * / Dr. Anna-Lena Gutberlet

Im Erst-Einsatz scheitern viele Projekte für Robotic Process Automation. Warum? Weil der falsche Prozess für den Start ausgewählt wurde. Wie aber findet ein Unternehmen den richtigen Prozess für den Einstieg?

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Was können digitale Roboter?
Was können digitale Roboter?
(Bild: DATAGROUP)

Das Thema Robotic Process Automation (RPA) ist seit einiger Zeit in aller Munde. Denn die intelligente Software ermöglicht schon heute in vielen Unternehmen die Automatisierung von Prozessen: von der industriellen Fertigung über Büroanwendungen bis zu CRM-Lösungen. Doch im Erst-Einsatz scheitern viele RPA-Projekte. Warum? Weil der falsche Prozess für den Start ausgewählt wurde. Wie aber findet ein Unternehmen den richtigen Einstiegs-Prozess für RPA?

Prozesskosten können um bis zu 60% gesenkt werden

Der Siegeszug von RPA verwundert kaum. Die digitalen Roboter dienen als vollautomatisierte Lösung der Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen. Während die Automatisierung von Fertigungsprozessen im Zuge von Industrie 4.0 Alltag in deutschen Unternehmen ist, schicken sich die Softwareroboter an, einfache, sich wiederholende Prozesse im Büro zu übernehmen. Damit ist das Thema RPA nicht nur für die mit der Produktion betrauten Mitarbeiter in der Elektronikindustrie interessant, sondern auch zum Beispiel für die Beschaffung, den Kundendienst, den Einkauf und den Vertrieb.

Die digitalen Roboter arbeiten einen Prozess genauso ab, wie es ein Mensch tun würde. Sie können manuelle Tätigkeiten in Büroabläufen vornehmen, die bislang von Menschen erledigt werden mussten, etwa um Inhalte aus einem IT-System in anderen Systemen weiterzuverarbeiten. So kann RPA zum Beispiel Rechnungen aus E-Mail-Anhängen auslesen und in ERP- und andere Unternehmens-Software übertragen. Und das automatisch, fehlerfrei, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche.

Die Kostensenkung durch den Einsatz der digitalen Roboter ist daher enorm: ALMATO, ein Unternehmen von DATAGROUP, geht durch die Implementierung von Prozesskostensenkungen von bis zu 60 Prozent aus. Die Zeitersparnis liegt bei bis zu 90 Prozent. Und die solchermaßen entlasteten Mitarbeiter werden, das zeigt die Praxis, an anderer Stelle mit wichtigeren, zukunftsträchtigeren Aufgaben eingesetzt.

Vorteil: Selbstständige Bearbeitung von Prozessen

Tatsächlich liegt der häufigste Fehler bei der Implementierung eines RPA-Projektes schon in der Wahl des Einstiegs-Prozesses. Gerne ziehen Unternehmen hier zu komplexe, zu spezielle Prozesse heran. Hier gilt es für die Verantwortlichen, den Integrationsgrad des Unternehmens realistisch einzuschätzen und eine Analyse und Bewertung des Ist-Zustandes vorzunehmen. Sind etwa Gruppenstrukturen einzelner Teams, Listen, Makros und selbstgeschriebene Applikationen auf Excel in die Betrachtung einbezogen? Erst dann gilt es, die einzelnen Prozesse ins Auge zu fassen. RPA ist dabei überall einsetzbar. Die Prozessautomatisierung kann Aufträge erfassen und erteilen, Inventurlisten prüfen und Inventar verwalten, Status-Updates verschicken und anfordern, Kundendaten verwalten und Transporte nachverfolgen.

Wer RPA erfolgreich einführen möchte, wählt für den Einstieg einen einfachen Prozess, idealerweise einen mit hohem Volumen. So können RPA etwa die digitalen Ergebnisse, die moderne industrielle Fertigungsmaschinen zur Verfügung stellen, auslesen und weiterverarbeiten. In der Elektronikfertigung kann eine RPA die Informationen über den Ablauf der Produktion und zum Zustand des Produkts in einem Dashboard zusammentragen. Die anschließende Analyse liefert Hinweise, wie beispielsweise ein Produkt effizienter hergestellt oder die Produktionsanlage optimiert gewartet werden kann.

Im Bereich Verwaltung können RPA Standardprozesse übernehmen, wie etwa die Anlage neuer Benutzer oder die Aktualisierung von Kreditorendaten. Ein solcher Prozess mit hohem Volumen hat zwei Vorteile: Da Mitarbeiter meist erst einmal skeptisch auf den Ersteinsatz von RPA reagieren, hilft ein solcher Prozess, der viel Entlastung bringt, auch bei der Akzeptanz der RPA durch die Belegschaft. Denn RPA wird hierzulande bisher häufig negativ wahrgenommen. Schnell lautet das Vorurteil: „Roboter nehmen Arbeitsplätze weg.“ Um dem entgegenzutreten, gilt es in der Kommunikation die Vorteile von RPA – vor allen Dingen in der Entlastung von monotonen Arbeiten – zu betonen.

Der zweite Vorteil bei der Wahl eines einfachen Prozesses: Die Beteiligten können Erfahrung mit RPA sammeln, um sich danach komplexeren Prozessen zuzuwenden. Die eigene Automatisierungsstrategie sollte dabei mit einem zentralen Team verfolgt werden, das Informationen bündelt und RPA über Geschäftseinheiten hinweg einführt. Mit einer zugrundeliegenden Strategie kann das Team zudem abwägen, welche Prozesse als nächstes anzugehen sind.

Was können digitale Roboter?
Was können digitale Roboter?
(Bild: DATAGROUP)

Auch die Datengrundlage entscheidet

Doch es gibt weitere Punkte, die für den Ersteinsatz wichtig sind. Digitale Roboter brauchen natürlich auch digitale oder digitalisierte Daten. Nur so lässt sich die Interaktion mit dem Menschen geringhalten.

Und die Daten sollten – auch das ist ein gutes Kriterium um den richtigen Prozess für den RPA-Einstieg zu identifizieren – text- oder zahlenbasiert sein. Solche Daten lassen sich leichter mit RPA verarbeiten als bildbasierte.

Bei der Wahl des Prozesses sollte außerdem darauf geachtet werden, dass die Daten möglichst strukturiert vorliegen. Denn Wunder kann auch RPA nicht vollbringen: Es verbessert beispielsweise den bestehenden Prozess nicht, sondern führt diesen lediglich automatisiert aus. Ist der Prozess an sich fehlerhaft, reproduziert RPA diese Fehler. Fehlerhafte Prozesse fallen somit raus, fehleranfällige Prozesse jedoch sind ideal für RPA.

Anwendungsbeispiel aus der HR-Abteilung – Anlegen eines neuen Mitarbeiters
Anwendungsbeispiel aus der HR-Abteilung – Anlegen eines neuen Mitarbeiters
(Bild: DATAGROUP)

Meist sind es eben jene Tätigkeiten, in die sich beim Menschen irgendwann der berühmte Schlendrian einschleicht. Aber RPA arbeitet auch nach der zigtausendsten Wiederholung fehlerfrei den Prozess ab. Deshalb: Ist der Prozess fehleranfällig, kann RPA seine Stärken ausspielen. Je standardisierter dabei ein Prozess ist, desto besser. Und: Für RPA sind stabile Prozesse enorm wichtig – auch das ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Läuft der Prozess stabil, sind Interaktionen von Menschen nur selten oder gar nicht nötig.

Ein wichtiger Hinweis, der nichts mit der Auswahl des richtigen Prozesses zu tun hat: Ein Vorteil von RPA ist es, dass es von der Fachabteilung angestoßen werden kann. Eine automatisierte Schatten-IT sollte aber nicht das Ziel sein.

Auch wenn das Projekt von der Fachabteilung gesteuert wird: Bei der Implementierung von RPA gibt es einige Punkte, bei denen die Unterstützung der IT-Abteilung notwendig ist oder zumindest sehr hilfreich sein kann. Dazu gehören unter anderem die Architektur der Lösung, die Bereitstellung der entsprechenden Ressourcen, Applikationslizenzen, Informationen über Release-Wechsel der Anwendungen, die die Roboter bedienen und grundlegende Sicherheitsfragen.

Die Vorteile der Robotic Process Automation
Die Vorteile der Robotic Process Automation
(Bild: DATAGROUP)

Deshalb sollte bei einem RPA-Projekt immer die IT mit an Bord geholt werden. Denn auch wenn die Implementierung von RPA viele Vorteile mit sich bringt, gilt es, einigen Fallstricken aus dem Weg zu gehen. Und de facto braucht es weit mehr, als nur die entsprechende Technologie, damit ein Projekt erfolgreich wird.

Doch wer den richtigen Prozess für den RPA-Ersteinsatz identifiziert, hat eine gute Ausgangsposition für den erfolgreichen Einsatz. Wer sich darüber hinaus für die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen RPA-Partner entscheidet, dürfte auch die restlichen Klippen sicher umschiffen.

Checkliste: Der richtige RPA-Prozess

Wie findet ein Unternehmen den richtigen Prozess für den Einstieg in Robotic Process Automation? Diese Checkliste hilft:

  • Die Daten sollten möglichst digital vorliegen.
  • Die Daten sind strukturiert: „Organisation geht vor Automatisierung“!
  • Text-/zahlenbasierte Daten lassen sich leichter mit RPA verarbeiten als bildbasierte.
  • Je standardisierter ein Prozess ist, desto besser für den Einstieg.
  • Der Prozess läuft stabil.
  • Hohes Volumen des Prozesses.
  • Wenn der Prozess fehleranfällig ist, kann RPA seine Stärken besser ausspielen!
  • Für den Einstieg: Je einfacher der Prozess ist, desto eher stellt sich der Erfolg ein.

* Peter Gißmann ist Gründer und Geschäftsführer von ALMATO, einem Unternehmen von DATAGROUP.

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