Product Information Management Produktdaten kostengünstig und transparent verwalten

Autor / Redakteur: Von Ariel Lüdi* / Jan Vollmuth

Die klassischen Prozesse zur Verwaltung von Produktinformationen in Unternehmen sind in der Regel ineffizient, kostenintensiv, fehleranfällig und wenig flexibel. Abhilfe schafft eine Product Information Management Software, die eine zentrale Datenquelle für Produktinformationen und weitere Stammdaten im Unternehmen bereitstellt.

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Mittelständische Spezialdistributoren und größere Zulieferfirmen teilen oft das gleiche Problem: In der Verwaltung der Produktdaten herrscht Chaos. Ein kostspieliges dazu, sagen Analysten wie A.T. Kearney oder AMR Research. Ihre Untersuchungen haben gezeigt, dass gut ein Drittel aller Daten in Produktkatalogen Fehler aufweisen. Obwohl Unternehmen durchschnittlich 25 Minuten pro Jahr und Artikel investieren, um veraltete Informationen manuell zu aktualisieren, wie AMR Research festgestellt hat.

Dieser Aufwand kann sich bei einem Unternehmen mit 250.000 Artikeln – abhängig von den Kosten für eine Mannstunde – auf einen Millionenbetrag summieren. Werden zudem die Kosten für die Berichtigung fehlerhafter Rechnungen sowie fortlaufende Änderungen an Katalogen eingerechnet, steigt der Betrag nochmals deutlich.

In Zahlen ausgedrückt: A.T.Kearney schätzt, dass Unternehmen, die im B2B-Bereich aktiv sind und kein zentrales Produktinformationsmanagement einsetzen, über 2,1 Mrd. US-$ im Jahr 2008 verschenken.

Produktinformationen sind datenintensiv

Elektronische Bauteile, Komponenten und Consumer Electronics zählen zu den informationsintensiven Produkten, die in der Regel große Datenmengen mit sich bringen. Sind diese vielfältigen Informationen in verschiedenen Listen, Ordnern und Dokumenten abgelegt, wird die Datenhaltung zur Herkulesarbeit.

Je umfangreicher ein Sortiment und je größer ein Unternehmen, desto offensichtlicher werden die Nachteile einer dezentralen Produktinformationsverwaltung im Vertrieb: Alle Vertriebskanäle sind auf einen beständigen, aktualisierten Informationszugriff angewiesen. Im Online-Shop wollen Endkunden sich z.B. über neue Mobiltelefone und ihre technischen Details informieren, diese miteinander vergleichen und aktuelle Preise und Lieferzeiten erfahren.

Viele Quellen schaden der Datenkonsistenz

Großkunden wiederum erwarten, dass die Daten für Bauelemente in Form eines elektronischen Katalogs in ihre elektronischen Beschaffungslösungen eingeklinkt werden. Oder die Neuauflage des Papierkatalogs erfordert, die Produktinformationen für den Druck zur Verfügung zu stellen.

Da in vielen Unternehmen unterschiedliche Abteilungen die Kanäle mit Informationen über die gleichen Produkte aus unterschiedlichen Quellen bedienen, leidet die Datenkonsistenz. Die Folge: Im ungünstigsten Fall trägt das Navigationssystem im Printkatalog nicht den aktuellen Preis ein oder im elektronischen Katalog erscheint eine falsche Artikelnummer.

Informationen aus einer Hand

Das Problem uneinheitlicher Produktdaten ist nicht neu – wird jedoch mit dem Vertrieb über mehrere Kanäle (Online/Offline) akuter. Eine mögliche Lösung: Alle Informationen werden auf einer Plattform konsolidiert und die Vertriebskanäle so angeordnet, dass sie alle aus dieser Quelle gespeist werden.

Die mithilfe von hybris gestaltete Web-Seite der Kistler Instrumente AG ermöglicht den Kunden eine Vorauswahl der Produkte, bevor sie sich weiter beraten lassen (Archiv: Vogel Business Media)

Auf einer klassischen Oracle-, DB2- oder einer Open-Source-Datenbank wie MySQL mit einem J2EE-Applikationsserver setzt eine E-Business-Plattform als Herzstück auf. Sie steuert über ein web-basiertes Administrations-Interface die Zugriffs- und Nutzerrechte für alle Informationen in der Datenbank, das Bestellprozessmanagement in Verbindung mit Warenwirtschaftssystemen wie etwa SAP und vor allem die Mechanismen für die modularen Erweiterungen.

Diese Bausteine decken jeweils einen Kanal ab und sind beliebig kombinierbar – je nachdem, welche Vertriebswege für ein Unternehmen lukrativ erscheinen. Zu den klassischen Ergänzungen gehören Katalog-Lösungen, E-Procurement-Applikationen, Shop-Systeme und branchenspezifische E-Businessfunktionen.

Elektronische Kataloge sind die Grundlage

Elektronische Kataloge sind die Grundlage für Beschaffungssysteme oder -plattformen sowie Online-Marktplätze. Die Engine einer Katalogmanagementlösung lädt und gestaltet beschreibende Informationen zu einem Produkt, gruppiert Produkte für zielgruppenorientierte Sortimente und verwaltet Zugriffsrechte von Gruppen und Einzelpersonen.

Die meisten Katalogsysteme verwenden dabei Austauschstandards und Klassifizierungssysteme wie BMEcat und OCI, um die elektronischen Kataloge nahtlos zwischen den einkaufenden Unternehmen, Lieferanten und Marktplatzbetreibern austauschen zu können. Strukturierte und unstrukturierte Inhalte sind so zusammengefasst, dass sich Produkte exakt beschreiben lassen, Abbildungen inklusive.

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Der Vorteil: Einkäufer können in dem Lieferantenkatalog, der in ihr E-Procurementsystem integriert ist, nach einem beliebigen Produkt suchen. Der Lieferant wiederum profitiert von einem sicheren Business und dank größerer Bestellgenauigkeit von einer sinkenden Zahl an Fehlbestellungen.

Gleichzeitig erfordert das Einlesen der zahlreichen Katalogformate einen relativ geringen Aufwand und setzt keine besonderen Kenntnisse voraus, wenn die Katalogmanagement-Lösung entsprechende Konvertierungs- und Mappingtools zur Verfügung stellt.

E-Business-Plattform ermöglicht Online-Shopping

Für wichtige Transaktionen in Echtzeit bietet sich die Website eines Unternehmens als Medium an. Auch in diesem Fall macht sich eine zentrale Datenverwaltung bezahlt: Dokumente, Inhalte und Medienobjekte können mit anderen Geschäftsobjekten, wie z.B Kunden- oder Produktdaten, verknüpft werden.

Damit ist auch die Datengrundlage für E-Commerce gelegt. Stehen einem Kunden alle entscheidenden Informationen vor, kann er seine Transaktion durchführen, sprich: online einkaufen. Den Bestellprozess wickelt dann die Commerce-Komponente einer E-Business-Plattform ab.

Sie übernimmt auch die Online-Präsentation dynamischer Inhalte, etwa die Darstellung von Alternativen, wenn eine gewünschte Ware nicht lieferbar ist. Aus Kostengründen muss sich diese Lösung nahtlos in Warenwirtschaft und Logistiksysteme integrieren.

Printmaterial schnell und kostengünstig produzieren

Eine gemeinsame Datenverwaltung stellt die gespeicherten Produktinformationen nicht für den Online-Auftritt bereit, sondern auch für gedruckte Produktübersichten wie Printkataloge, Preislisten oder Flyer. Die Produktion von Printmaterialien ist traditionell mit umfangreicher manueller Arbeit verbunden: Produktmerkmale und -kombinationen müssen mit aktuellen Preisen abgeglichen und zusammen mit den entsprechenden Beschreibungen und Fotos an den vorgesehen Platz auf der Druckseite platziert werden.

Dieser Vorgang lässt sich mithilfe der Publishing-Komponente einer E-Business-Lösung hochgradig automatisieren, die alle benötigten Informationen aus der zentralen Datenquelle abruft und auf den vorbereiteten Druckseiten einfügt. Auf diese Weise werden Fehlerquellen ausgemerzt, und gedruckte Kataloge lassen sich schneller, einfacher und kostengünstiger erstellen.

Konkretes Einsparungspotenzial

Das zentrale Produktinformationsmanagement sollte mit Modulen für Katalogmanagement, Commerce-Management und Publishing-Management verknüpft werden, damit das jeweilige Unternehmen tatsächlich von der gemeinsamen Datenhaltung profitiert.

hybris liefert Standardsoftware-Lösungen für das Management von Produktinformationen (PIM) und Katalogdaten sowie die Ausgabekanäle E-Commerce und Print. Die Flexibilität ermöglicht den Implementierungspartnern die Anpassung der hybris-Software an die individuellen Bedürfnisse und Geschäftsabläufe mittlerer bis großer Unternehmen.

PIM bei der Kistler Instrumente AG

Die Schweizer Kistler Instrumente AG setzt eine PIM- und E-Commerce-Lösung von hybris ein. Das global tätige Unternehmen produziert piezoelektrische und piezoresistive Sensoren sowie Elektronikgeräte und Zubehör. Mithilfe von hybris gestaltete Kistler ihren Internetautritt zu einer interaktiven Auswahlhilfe. Dort können Kunden eine Vorauswahl treffen, bevor sie sich über ausgewählte Produkte weiter beraten lassen.

Dank zentraler Datenhaltung können die Produktinformationen zudem in der jeweiligen Landessprache der weltweit 18 Vertriebsstandorte dargestellt werden. Die E-Business-Plattform ist direkt an das CRM-System von Kistler angebunden und verbessert so den Kontakt zum Kunden. Der regelmäßige Austausch zwischen ERP- und PIM-System garantiert, dass sich ändernde Informationen wie Preise oder Verfügbarkeiten stets korrekt wiedergegeben werden.

Ariel Lüdi ist Vorsitzender der Geschäftsleitung der hybris Gruppe

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