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Empfehlungen für erfolgreiches Projektmanagement Praktischer 5-Punkte-Leitfaden für angehende Projektleiter

| Autor / Redakteur: Dr. Michael Streng* / Claudia Mallok

Mitarbeiter von Fachabteilungen werden häufig mit der Leitung von Projekten betraut. Doch die Anforderungen an den Projektleiter sind andere, als an den technischen Fachmann. Statt Fachwissen stehen bei der Projektleitung Führungsaufgaben im Mittelpunkt. Dr. Michael Streng, Experte für Projektmanagement, empfiehlt diesen Projektleitern die strukturierte Herangehensweise nach 5 Punkten.

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„Projektleiter müssen strukturiert vorgehen“, Dr. Michael Streng, parameta Projektberatung
„Projektleiter müssen strukturiert vorgehen“, Dr. Michael Streng, parameta Projektberatung
( Archiv: Vogel Business Media )

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden häufig berufserfahrene Mitarbeiter der jeweiligen Fachabteilungen zu Leitern von Projekten bestimmt. Auf den ersten Blick scheint nichts näher zu liegen, als den langjährig im Unternehmen tätigen Softwareentwickler zum Leiter eines Softwareprojektes zu ernennen, oder den erfahrenen Konstrukteur zum Leiter eines Projektes in der Produktentwicklung.

Die Vorteile dieser Personalentscheidung liegen auf der Hand:

  • unschätzbares Fachwissen der Projektleitung,
  • gute Kenntnisse der bereichsinternen Abläufe,
  • bereits eingespielte Kommunikationswege,
  • gute Fähigkeiten, die Eignung der Mitarbeiter für das Projekt einzuschätzen.

Die Anforderungen an den Projektleiter sind andere, als an einen technischen Fachmann

Ein erfolgreiches Projektes hängt von Organisationstalent, Führungsqualität, Kommunikationsfähigkeit, Kosten– und Terminplanung, dem bewussten Umgang mit Projektrisiken und Delegation von Aufgaben an die richtigen Teammitglieder des Projektleiters ab (Archiv: Vogel Business Media)

Die Anforderungen, die sich an einen Projektleiter stellen, können allerdings ganz andere sein, als die, die sich an einen technischen Mitarbeiter richten. Problematisch wird das dann, wenn die Anforderungen, die seitens des Unternehmens an den Mitarbeiter gestellt werden nicht mit dessen individuellen Fähigkeiten zusammenpassen. Daraus können Gefühle der Überforderung entstehen, die in Angst vor Fehlentscheidungen, vor einem Fehlschlag des Projektes oder auch damit verbunden vor dem persönlichen Karriereende resultieren können. Diese Angst wird durch Horrormeldungen wie „Irgendwo scheitert heute ein Projekt…“ (aus deMarco/Lister „Wien wartet auf dich“) oder „30% aller großen IT-Projekte scheitern“ (aus einer Studie der GPM zur Effizienz von Projekten) oftmals noch verstärkt.

Strukturierte Herangehensweise an die neue Aufgabe kann Abhilfe schaffen

5-Punkte-Liste für Projektleiter (Archiv: Vogel Business Media)

Um der neuen Herausforderung gewachsen zu sein und das Projekt trotz aller Hindernisse zum Erfolg zu führen, ist es notwendig, strukturiert an die neue Aufgabe heranzugehen. Die folgenden 5 Punkte sind dabei zu beachten:

1. Ziele klar definieren

Nur wer weiß, wo er hin will, kann dort auch ankommen! Um dem Projekt eine eindeutige Richtung zu geben, ist es notwendig die Anforderungen an das Projektergebnis mit dem Auftraggeber des Projektes detailliert abzuklären. Gerade bei sehr technikorientierten Projekten, wie z.B. der Auswahl und Einführung einer geeigneten Softwarelösung für einzelne Unternehmensbereiche oder das Gesamtunternehmen, gestaltet sich dies in der Praxis oft schwierig, da der Auftraggeber oftmals keine konkrete Vorstellung vom technisch Möglichen hat. In diesem Fall ist es notwendig, ihn – in verständlich aufbereiteter Weise – beispielsweise durch Workshops zur Anforderungsdefinition an die technische Problematik heranzuführen.

Bei der Definition von Zielen ist darauf zu achten, dass dies sehr konkret geschieht und dass sie auch im Verlauf des Projektes immer wieder auf ihre weitere Gültigkeit überprüft werden. Ein Abstraktes „das könnten wir auch noch machen …“ führt leicht zu Unklarheiten bzgl. Ergebnis und Aufwand der Umsetzung. Es ist nicht immer einfach, Schwierigkeiten und Unklarheiten konkret anzusprechen.

Doch machen Sie sich deutlich:

  • Sie sind der Projektleiter.
  • Sie müssen die Ziele gegen alle Widerstände durchsetzen.
  • Man misst sie am Erfolg des Projektes.
  • … und mehr als 30% aller scheiternden Projekte scheitern an unklaren Zielen. Ihres sollte keines davon sein.

2. Schulungsangebote selektiv nutzen

Um sich die Grundlagen des Projektmanagements anzueignen, kann sowohl ein Selbststudium der sehr umfangreichen Literatur zu diesem Thema, noch besser aber der Besuch eines Projektmanagement-Seminars nützen. Seminare zum Erwerb von Projektmanagement-Qualifikationen werden in großer Zahl angeboten. Unbedingt sollten Sie sich Wissen über Ablauf- und Terminplanung, Kostenplanung, Risikomanagement, Projektcontrolling, Projektorganisation und -dokumentation aneignen. Dieses Basiswissen sollte bei Bedarf um weitere Module – abgestimmt auf die Gebiete, in denen Probleme auftreten könnten – erweitert werden. Diese können zum Beispiel Krisenmanagement, Änderungsmanagement, Softwareeinsatz im Projekt usw. sein.

3. Bewusst mit Risiken umgehen

„Was, wenn fünf Softwareentwickler plötzlich krank werden?“, „Was, wenn der Server abstürzt?“, „Was, wenn Herr Müller kündigt?“ Diese und ähnliche Fragen können Ihnen als Projektleiter den Schlaf rauben. Doch Risiken gehören genauso unumgänglich zum Projektalltag wie das alltägliche Mittagessen. Sie können sie nicht verhindern, doch sie können aktiv damit umgehen.

Setzen Sie sich schon zu Beginn des Projektes mit dem Gedanken auseinander, was schief gehen könnte! Sich über ein Risiko erst Gedanken zu machen, wenn es schon eingetreten ist, ist zu spät.

Sie können dabei so vorgehen:

  • 1) Welche Risiken können auftreten?
  • 2) Welche Auswirkung hat das Risiko, wenn es denn eintritt?
  • 3) Ist es möglich das Risiko zu senken indem man ...
  • - die Eintrittswahrscheinlichkeit verringert?
  • - die im Falle eines Eintritts entstehenden Kosten reduziert?

Risiken sollten unbedingt in der Termin- und Kostenplanung berücksichtigt werden. Der aktive Umgang mit Risiken gibt Ihnen Sicherheit – Sicherheit, die Sie brauchen, um Ihr Projekt zum Ziel zu führen.

4. Probleme und Erfolge kommunizieren

Trotz aller Planungen und Abwägungen werde Sie in Ihrem Projekt fast zwangsläufig irgendwann vor einem Problem stehen. Sprechen Sie dieses offen bei Teammitgliedern und Auftraggebern an. Ein einmal angesprochenes Problem ist häufig schnell kein Problem mehr, wenn sich eine Vielzahl von Menschen bemüht es zu lösen. Und: ein gemeinsamer Feind verbindet. Das gilt für ihr Projektteam genauso wie für das alltägliche Leben.

Doch Vorsicht! Kommunizieren Sie nicht nur die Probleme! Vergessen Sie bei all den Aufgaben um Sie herum nicht ihre Mitarbeiter zu loben, wenn diese gute Leistungen erbringen. Kommunizieren Sie zudem auch kleine Zwischenerfolge im Team und nach Außen! Sowohl für Auftraggeber als auch für Mitarbeiter gilt: Nichts ist motivierender als ein gemeinsam gelöstes Problem.

5. Aufgaben delegieren

Peter Fuchs ist Projektleiter in einem Softwareentwicklungsprojekt. Das Projekt läuft eigentlich gut, doch Peter Fuchs ist im Dauerstress. Er ist morgens der erste, der kommt und erst spät abends, wenn bereits alle Kollegen zuhause sind, verlässt er sein Büro. Noch auf dem Nachhauseweg macht er sich Gedanken darüber, was er am nächsten Tag alles nicht vergessen darf, mit wem er sich treffen sollten, was alles zu tun ist. Seine Frau und seine drei Kinder bekommt er seit Monaten fast gar nicht mehr zu Gesicht, auf jede Schwierigkeit reagiert er gereizt. Häufig fragt er sich schon morgens, wenn er seine Augenringe im Spiegel betrachtet: „Was mache ich eigentlich falsch?“

Die Antwort darauf ist meistens darin zu suchen, dass ein Projektleiter das Gefühl hat, alles selbst machen zu müssen. Ein weit verbreiteter Irrglaube. Operative Aufgaben im Projekt sind nicht Sache der Projektleitung. Kernaufgabe des Projektleiters eines Software-Entwicklungsprojektes ist es nicht, selbst bei der Codeerstellung Hand anzulegen, Kernaufgabe des Projektleiters bei der Produkterstellung ist es nicht, selbst am Design des Produktes herumzufeilen.

Die Kernaufgabe eines Projektleiters besteht darin, die richtigen Aufgaben auf die richtigen Mitarbeiter zu verteilen, die Teil-Arbeitspakte aufeinander abzustimmen, dabei terminliche Abhängigkeiten zu berücksichtigen, den Überblick zu behalten, Erfolge und Probleme zu kommunizieren und für die Probleme der Projektmitarbeiter ein offenes Ohr zu haben. Sie werden sehen – oft ist weniger im Ergebnis mehr.

Dr. Michael Streng ist Gründer und Geschäftsführer der parameta Projektberatung in Erding.

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