Aktion Elektronik hilft

Non-Profit Organisation setzt auf grenzenlose Kommunikation

| Redakteur: Michael Eckstein

Zeichen setzen: Viva con Agua organisiert sich komplett über Dropbox Business. So lassen sich Bilder und Informationen auch von Aktionen in entlegenen Gebieten schnell weltweit verbreiten.
Zeichen setzen: Viva con Agua organisiert sich komplett über Dropbox Business. So lassen sich Bilder und Informationen auch von Aktionen in entlegenen Gebieten schnell weltweit verbreiten. (Bild: Viva con Agua/Paul Ripke)

Mitarbeiter und Ehrenamtliche der Non-Profit-Organisation Viva con Agua können mithilfe des Cloud-Services Dropbox Business viel effizienter zusammenarbeiten und schneller kommunizieren.

Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der sich weltweit für einen menschenwürdigen Zugang zu sauberem Trinkwasser und sanitärer Grundversorgung einsetzt. Diese sogenannten WASH-Projekte reichen von der Installation von Brunnen, Regenauffanganlagen oder Quelleinfassungen über den Bau von sanitären Anlagen bis hin zur Aufklärungsarbeit zum Beispiel durch Hygiene-Workshops. Grundlage ist dabei immer, Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten und die Projekte gemeinsam mit den Menschen vor Ort zu entwickeln und umzusetzen.

Öffentlichkeitsarbeit und interne Vereinskommunikation sind für den auf Spenden angewiesenen Verein essenziell. Doch gab es gerade hier viel Sand im Getriebe. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Ehrenamtlichen von Viva con Agua in Deutschland und den Betroffenen in weiter Ferne war oft mühsam und teuer. Bilder, Videos, Texte und andere Dateien erreichten die Redaktion und das Backoffice in Hamburg häufig mit großem Zeitversatz, manchmal sogar erst nach Rückkehr der Helfer. Hinzu kam, dass Dokumente und Bilder an verschiedenen Speicherorten auf den unterschiedlichsten Servern lagen. So war es unmöglich, „mal eben“ Informationen zu einem konkreten Projekt ausfindig zu machen, zu aktualisieren und zu teilen.

Dank Cloud-Technik rückt die Welt ein Stück zusammen

Eine Lösung musste her. Viva con Agua probierte mehrere Cloud-Angebote aus, entschied sich dann für Dropbox Business. Ausschlaggebend waren unter anderem die Funktionalität inklusive Office 365-Integration. Mittlerweile fußt die gesamte Viva-con-Agua-Unternehmung auf Dropbox Business. Alle Infos liegen in der Cloud. Dazu zählt auch das gesamte Foto-Archiv des Vereins, mit Tausenden von Bildern aus über einem Jahrzehnt gemeinnütziger Arbeit. Differenzierte Freigabeberechtigungen sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten haben, etwa Sponsorenkontakte oder geplante Projekte.

Nützlich sind auch die Links zum externen Teilen von Ordnern und Dokumenten sowie die Smart-Sync-Funktion. Sie hilft, den Speicher der Festplatte freizuhalten. Aktivitäten wie Ideensammlungen, Projektpläne oder Jahresberichte organisiert Viva con Aqua heute über Dropbox, die Textverarbeitung Paper und das Präsentationsprogramm Showcase. Die Programme unterstützen das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, was die Zusammenarbeit vereinfacht. Inzwischen hat Viva con Agua weltweit eine „No Attachment Policy“ eingeführt hat: Statt Dateianhängen werden nur noch Dropbox-Links verschickt.

Inhalte sofort weltweit verfügbar

Das Beispiel des WATER!WALK 2017 veranschaulicht die Vorteile der neuen Kooperationsplattform für Projekt- und Pressearbeit. Um der Vision „Wasser für alle – alle für Wasser“ des Viva-con-Agua-Netzwerkes einen großen Schritt näher zu kommen, legten 25 internationale Läufer im November 2017 stolze 550 Kilometer innerhalb eines Monats zu Fuß von Ruandas Hauptstadt Kigali nach Kampala in Uganda zurück. Der Lauf war eingebettet in zwei große Musik- und Kultur-Festivals. Dropbox Business erleichterte die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Events erheblich. Anstatt E-Mails mit großen Anhängen zu verschicken, wurden in Afrika per Handy aufgenommene Fotos über den automatischen Kamera-Upload direkt in Dropbox geladen. Die Redaktion in Hamburg konnte die Aufnahmen sichten, auswählen und an die Projektpartner verteilen.

Gleichzeitig nutzten die Läufer Dropbox Paper als Tagebuch – sie lieferten Updates und Erfahrungsberichte, die Partner wie Globetrotter, Soulbottles und der Welthungerhilfe gleich für ihre eigene Kommunikation nutzen konnten. „Wir haben einen langen Weg hinter uns“, erklärt Benjamin Adrion. „Unser Team ist komplett dezentral und international aufgestellt. Mit Dropbox Business können wir zum ersten Mal problemlos von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Ich finde es toll, dass wir durch die geteilten Ordner unsere Organisationsstruktur abbilden können.“

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