Leistungsbeurteilung Mitarbeitergespräche – auf die Transparenz kommt es an

Autor / Redakteur: Annemarie Cornus / David Franz

Sie gehören zum Alltag eines Unternehmens: Mitarbeitergespräche. Wenn Führungskräfte und Mitarbeiter zusammenkommen, ist jedoch eine Menge Organisationsgeschick gefragt.

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Chefs wollen ihren Mitarbeitern gerecht werden und eine individuelle Einschätzung ihrer Leistungen abgeben. Die Mitarbeiter wiederum wünschen sich ein klares Feedback zu ihrer Performance und möchten die jeweiligen Beurteilungskriterien bestmöglich nachvollziehen.
Chefs wollen ihren Mitarbeitern gerecht werden und eine individuelle Einschätzung ihrer Leistungen abgeben. Die Mitarbeiter wiederum wünschen sich ein klares Feedback zu ihrer Performance und möchten die jeweiligen Beurteilungskriterien bestmöglich nachvollziehen.
(Bild: clipdealer.de)

Chefs wollen ihren Mitarbeitern gerecht werden und eine individuelle Einschätzung ihrer Leistungen abgeben. Die Mitarbeiter wiederum wünschen sich ein klares Feedback zu ihrer Performance und möchten die jeweiligen Beurteilungskriterien bestmöglich nachvollziehen. Diesen Wünschen Rechnung zu tragen, gestaltet sich schwierig – erst recht wenn sämtliche Prozesse in Papierform abgewickelt werden müssen. Regelungen wie das Entgelt-Rahmenabkommen (ERA) in der baden-württembergischen Metall- und Elektroindustrie sorgen für zusätzliche Komplexität.

Um Mitarbeitergespräche möglichst transparent führen und letztlich eine faire Leistungsbeurteilung abgeben zu können, vertrauen viele Unternehmen auf SAP ERP HCM Performance Management. Im Zusammenspiel mit individuellen Eigenentwicklungen kann der Prozess des Mitarbeiterjahresgesprächs optimiert werden sowie eine faire und regelkonforme Leistungsbeurteilung stattfinden.

Jedes Jahr finden Mitarbeitergespräche statt, doch das persönliche Gespräch zwischen Führungskraft und Angestellten wird nicht immer als positiv empfunden. Ein Großteil der Unternehmen ist sogar unzufrieden mit seinen Zielvereinbarungssystemen – lediglich drei Prozent der weltweit tätigen Firmen sind der Meinung, dass ihr Performance Management-System einen echten Wertbeitrag leistet (Global Performance Management Survey, Mercer 2013). Dabei spielt eben dieses eine entscheidende Rolle in Sachen Leistungssteigerung und Mitarbeitermotivation. Doch warum wird der Wertbeitrag des Instrumentes für die Unternehmenssteuerung häufig nicht wahrgenommen?

Das Problem: Veraltete Verfahrensweisen und tarifvertragliche Rahmenbedingungen

Nicht das Gespräch selbst scheint das Problem, sondern vielmehr die damit verbundenen Prozesse, die zu Umsetzungsschwierigkeiten im Dialog zwischen Vorgesetzten und Angestellten führen. Die Ursache: Häufig sind die Abläufe veraltet und müssten dringend durch eine zeitgemäße Lösung ersetzt werden. Insbesondere die Dokumentation der Mitarbeitergespräche in Papierform kostet zeitliche und personelle Ressourcen.

ElringKlinger führt Beurteilungen im Rahmen des Mitarbeiterdialogs nach festen Beurteilungskriterien durch. Aus diesem Grund war es nicht ohne weiteres möglich mit dem SAP Standard zu arbeiten, der Beurteilungen nur auf Basis von Zielvereinbarungen vorsieht. Zudem erfordert das Entgelt-Rahmen-Abkommen der Metall- und Elektroindustrie Baden-Württemberg (ERA), dass das Leistungsentgelt im betrieblichen Durchschnitt bei 15 Prozent der Grundentgeltsumme liegen muss. Mit SAP ERP HCM Performance Management, das in Zusammenarbeit mit dem IT-Beratungsunternehmen projekt0708 eingeführt wurde, sollte nun der Mitarbeiterdialog digitalisiert werden.

Das Ziel: Mitarbeiterdialog einfacher und effizienter gestalten

Die Beurteilungsformulare können Führungskräften und Mitarbeitern digital zur Verfügung gestellt, mittels Self-Services elektronisch ausgefüllt und automatisch archiviert, beziehungsweise ausgewertet werden. Auf diese Weise wird die Fehleranfälligkeit reduziert, da Daten nicht mehr manuell erfasst werden müssen und der Durchschnitt des Leistungsentgelts pro Organisationseinheit automatisch geprüft wird. Zudem entfallen durch die Digitalisierung viele manuelle Arbeitsschritte, durch die der Prozess optimiert und verkürzt wird. Dies wird auch durch Workflows unterstützt, die im Hintergrund den Prozess steuern und damit das Dokument an den nächsten Bearbeiter weiterleiten.

Um den ERA-Anforderungen gerecht zu werden und Führungskräfte bei der Ermittlung des Leistungsentgelts zu unterstützen, wurde eine webbasierte Leistungsentgeltübersicht programmiert, mit der die automatische Durchschnittsberechnung pro Organisationseinheit ermöglicht werden sollte. Mit diesem AddOn hat projekt0708 eine Anwendung entwickelt, welche sich nahtlos in das ElringKlinger-Mitarbeiterportal integriert und den Prozess insgesamt deutlich schlanker gestaltet. In der Individualprogrammierung ist jeder einzelne Mitarbeiter mit aktueller Entgeltgruppe und aktuellem Leistungsentgelt aus den Stammdaten aufgeführt. Das in den Beurteilungsdokumenten neu vergebene Leistungsentgelt wird dann dynamisch in die Leistungsentgeltübersicht übertragen. Somit hat die Führungskraft sofort den Gesamtüberblick über die eigene Organisationseinheit und kann nachvollziehen wie sich das Leistungsentgelt zusammensetzt.

Außerdem können sich Mitarbeiter über ein differenzierteres Feedback durch ihre Vorgesetzten freuen. Der neue Aufbau des Beurteilungsdokuments, das im Rahmen eines Workshops unter Einbeziehung der Zielgruppe entwickelt und getestet wurde, lässt sowohl eine Fremd- als auch Selbsteinschätzung zur Mitarbeiterentwicklung zu und macht somit eine besonders faire Leistungsbeurteilung möglich.

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