Lagerorganisation Ladenhüter oder Cash-Cow? Analyse-und Controlling-App schafft Transparenz

Autor / Redakteur: Heike Hering-Haas / Eilyn Dommel

Conectronics bewältigt dreifaches Umsatzvolumen mit gleicher Lagerpersonalstärke dank maßgeschneiderter FileMaker-App: QR-Codes und mobile Scan-Lösung auf iPad verhindern Fehlpackungen.

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Die Einlagerung und Entnahme der Ware von ca. 1,3 Mio. Artikel pro Monat wird direkt über die maßgeschneiderte FileMaker App am iPad im System erfasst.
Die Einlagerung und Entnahme der Ware von ca. 1,3 Mio. Artikel pro Monat wird direkt über die maßgeschneiderte FileMaker App am iPad im System erfasst.
(Bild: Conectronics)

Die gesamte Industrie braucht sie, jeder verbaut sie. Ob Bord-to-Bord, Wire-to-Bord oder IO-Stecksysteme, ohne sie geht nichts. Die Rede ist von Steckverbindungen, wie sie in unzähligen Varianten und Stückzahlen in unserem direkten Umfeld im Alltag oder im indirekten Umfeld in industriellen Anlagen verbaut sind. Autos, Computer, Stromzähler, Torsteuerungen, um nur einige Beispiele zu nennen, funktionieren nur dank dieser Kontakte.

Die Conectronics GmbH, Handels- und Entwicklungsunternehmen elektronischer Verbindungstechnik und Kabelsysteme lässt jedes Jahr etwa 15 Mio. Steckverbindungen fertigen und vertreibt diese erfolgreich weltweit. Organisatorisches Rückgrat und Garant für reibungslose Prozesse ist das FileMaker-basierte Warenwirtschaftssystem IBIS.

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Seit 2002 handelt man bei Conectronics im badischen Pforzheim erfolgreich mit elektronischen Steckverbindungen. In Sachen ERP-System setzt das mittelständische Unternehmen seit 2010 auf eine maßgeschneiderte App auf Basis der FileMaker-Plattform. Die vom FileMaker-Business-Alliance-Partner MKV entwickelte Business-Software IBIS begleitet den Weg jedes Steckers von A wie Auftragsvergabe bis Z wie Zollformalitäten.

Das System wächst mit den Anforderungen

Nur wenn die organisatorischen Voraussetzungen innerhalb eines Unternehmens gegeben sind, ist gesundes Wachstum möglich. „2008 verzeichneten wir einen Umsatz von rund 450.000 Euro, heute ist dieser auf 2,2 Millionen Euro gestiegen“, beziffert Bernd Reinert, geschäftsführender Gesellschafter der Conectronics GmbH die Bilanz seit seinem Einstieg in das Unternehmen nicht ohne Stolz. „Und das bei gleichem Lagerpersonal. Möglich war und ist das nur, weil wir unsere Unternehmenssoftware kontinuierlich ausgebaut und optimiert haben“.

Die hierfür nötigen Module des Warenwirtschaftssystem IBIS wurden in enger Zusammenarbeit mit MKV entwickelt. Dank des in FileMaker möglichen „Rapid Prototyping“, also dem direkten Aufsetzen einer Lösung vor den Augen des Kunden, waren die notwendigen Module perfekt auf die Anforderungen von Conectronics abgestimmt, kostengünstig entworfen und einsatzbereit. „Mit der FileMaker-Plattform können wir sehr schnell maßgeschneiderte Apps entwickeln. Für den Kunden bedeutet das auf der einen Seite niedrige Entwicklungskosten, auf der anderen Seite höchste Passgenauigkeit der Software“, erläutert Thomas Gräfenecker, Geschäftsführer der MKV GmbH.

Durchgängige Rückverfolgbarkeit und perfekte Lagerorganisation dank QR-Codes und FileMaker Go

Herstellergarantie und Rückverfolgbarkeit lauten die Schlagworte, die Handels- und Fertigungsunternehmen sehr ernst nehmen müssen. Zumindest, wenn sie Qualitätsanforderungen wie ISO 9001 Stand halten wollen. Je genauer nachverfolgt werden kann, welches Produkt aus welcher Charge verbaut wurde, umso schneller können Probleme und Schäden begrenzt werden. Seit 2010 ist das Thema Rückverfolgbarkeit bei Conectronics durch eine FileMaker-App elegant gelöst. „Sämtliche Artikel, die in unser Lager kommen, werden automatisch mit einer in FileMaker generierten QR-Code-Chargennummer versehen, die mit dem entsprechenden Lieferanten verknüpft ist. Verlässt ein Artikel das Lager, so ist dieser direkt mit dem Auftrag des Kunden verknüpft.

Auch für die Lagerlogistik ist die Chargen-basierte QR-Code-Organisation von Vorteil, da so eine dynamische Lagerorganisation ermöglicht wird. Die Einlagerung und Entnahme der Ware von ca. 1,3 Mio. Artikel pro Monat wird direkt über die maßgeschneiderte FileMaker App am iPad im System erfasst. So können die Plätze im Lager nach Verfügbarkeit zufällig verteilt werden und Fahrwege optimiert werden. Die Ware kann schneller eingelagert und entnommen werden, das Prizinp „first in – first out“ – lässt sich dadurch optimal umsetzen.

Pakete packen leicht gemacht

Damit auch beim Versand nichts schief läuft, erfreut sich Conectronics seit kurzem des IBIS-Pack-Tools. Zettelwirtschaft war einmal: wurden die Versandlisten früher in Papierform weitergeleitet und die notwendigen Informationen für den Versand händisch eingetragen, so erhalten die für die Kundenbetreuung verantwortlichen Mitarbeiter heute täglich automatisch eine Liste, über die auszuliefernden Waren, kommissionieren die Aufträge und senden dem Lageristen die entsprechende Packliste per Knopfdruck auf sein iPad.

Die Packliste enthält sämtliche Informationen angefangen von den Artikeln, der Stückzahl, den Verpackungseinheiten, der Charge und den Lagerplätzen. Mit seinem iPad ausgestattet, scannt der Lagerist die Ware ein. Packfehler gehören der Vergangenheit an, da die mobile FileMaker-App dem Lageristen am iPad direkt anzeigt, ob er die richtige Ware entnommen und eingescannt hat. Auch bei der Verpackung und automatischen Erstellung der Versandunterlagen verhindert die Lösung Fehler, da sie prüft, ob alle Parameter, wie beispielsweise die Menge der Artikel zum Gewicht oder Verpackungseinheiten zum Gesamtvolumen, zusammen passen.

Zügig durch den Zoll

Der Wahl des jeweils richtigen Transportdienstleisters kommt eine entscheidende Rolle zu, um einerseits die Kosten zu optimieren, andererseits die Produktverfügbarkeit optimal zu organisieren. Just in Time mit der Fertigung lautet das Schlagwort. Das IBIS-Logistik-Modul ist hierbei eine große Hilfe und berechnet einerseits den günstigsten Logistik-Dienstleister. Andererseits können die Mitarbeiter im Logistik-Tool mit nur wenigen Klicks die für den Zoll relevanten Unterlagen anfertigen.

„Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Warenbeschau unserer Produkte deutlich weniger Zeit in Anspruch nimmt als früher. Der Grund dafür sind die detaillierten und übersichtlich dargestellten Zollunterlagen, die wir schnell aus der Lösung abrufen und beifügen können“, freut sich Bernd Reinert. Deutlich effizienter gestaltet sich auch das Thema Sendungsverfolgung beim Logistik-Dienstleister. Waren früher aufwändige Telefonate oder Mails nötig, so ist man heute über die Logistik-App direkt mit den Speditionen verlinkt.

Aufträge und Projekte jederzeit im Blick

Conectronics bewegt jährlich etwa 15 Mio. Steckverbindungen. Rund 65 Prozent davon sind Standardstecker, die übrigen 35 Prozent sind Sonderentwicklungen für die Kunden. Der Entwicklungsprozess von der Werkzeugerstellung über den Musterbau bis hin zur Serienfertigung der individuellen Produkte wird mit einem eigens hierfür entwickelten Projekttool begleitet. In dieser FileMaker-App ist der komplette Schriftverkehr, Rechnungsstellung, Konstruktionszeichnungen, Datenblätter etc. abgelegt, so dass eine lückenlose Dokumentation bis zur Projektrealisierung gewährleistet ist.

Analyse-und Controlling-App schafft Transparenz zu jeder Zeit

Jeder Unternehmer wünscht sich kontinuierliche Klarheit über die Lage seines Unternehmens. Wie sieht es mit dem Kundenbestand aus, welcher Kunde bestellt regelmäßig, wo besteht Gefahr, einen Kunden zu verlieren, welche Rahmenverträge gilt es neu zu verhandeln oder wie ist es um die Marge bei Artikel xy bestellt?

„In unserer FileMaker-Lösung finde ich auf solche Fragen auf Knopfdruck übersichtlich aufbereitete Antworten. Diese Analysen sind Gold wert, wenn es beispielsweise um die Lageroptimierung geht oder einfach, um in kürzester Zeit ein Kundengespräch vorzubereiten“, schildert Herr Reinert die Vorzüge des gemeinsam mit MKV entwickelten Analyse-Werkzeugs.

Mit dem Kalkulationsmodul lassen sich darüber hinaus auf Knopfdruck Preise oder gewünschte Margen in Abhängigkeit von Einkaufspreisen, Wechselkursschwankungen, Liefer- und Lagerkosten errechnen oder bestehende Preise auf Rentabilität überprüfen.

Eine maßgeschneiderte App für Vereinbarungen von Rahmenverträgen zeigt automatisch vereinbarte Minimal-, Maximal- oder Meldebestände an. „Für mich ist es beruhigend zu wissen, dass mir keine entscheidende Information durchrutschen kann. Wenn Entscheidungen anstehen, blinken sie mir in FileMaker entgegen“, lächelt der sympathische Schwabe.

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