Slack Technologies In Krisenzeiten sollten wir uns auf unsere Werte besinnen

Autor / Redakteur: Ali Rayl* / Johann Wiesböck

Auch wenn die gegenwärtige Situation düster erscheinen mag, so gibt es doch eine Reihe von Lichtblicken, auf denen wir aufbauen können. Welche das sind, erklärt Ali Rayl, VP Customer Experience bei Slack.

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Ali Rayl, VP Customer Experience bei Slack: Jetzt ist die Zeit, um achtsam, ichbewusst und integrativ zu sein.
Ali Rayl, VP Customer Experience bei Slack: Jetzt ist die Zeit, um achtsam, ichbewusst und integrativ zu sein.
(Bild: Slack)

Als die Coronakrise über uns hereinbrach, wurden wir bei Slack, wie die meisten anderen Unternehmen, in eine unbekannte und unberechenbare Welt geworfen. Auf die Fragen, wann die Büros wieder öffnen, ob es sicher sei, öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen oder was unsere Kunden jetzt konkret von uns brauchen, gab es keine fertigen Antworten.

Um in dieser schwierigen Situation Entscheidungen treffen zu können, haben wir uns unseren Prinzipien zugewandt. Als wir uns diesem neuen und unvorhersehbaren wirtschaftlichen Umfeld stellten, sollten unsere Mission und Werte unsere Entscheidungen leiten. Unsere Mission ist es, das Arbeitsleben der Menschen einfacher, angenehmer und produktiver zu gestalten.

Als Zehntausende neue Kunden an unsere Tür klopften und Hilfe suchten, um ihr Unternehmen weiter am Laufen zu halten und die Kommunikation zwischen ihren Mitarbeitern wieder zu ermöglichen, bekam diese Mission eine völlig neue Bedeutung. Zudem fokussierten wir uns auf unsere Unternehmenswerte Empathie und Solidarität, die uns während des arbeitsreichsten Monats, den wir je bei Slack hatten, leiten sollten.

Zeit zum Durchatmen nehmen

Eine der ersten Änderungen, die wir angingen, betraf die interne Kommunikation. Wir nahmen Abstand von monatlichen, stundenlangen, unternehmensweiten Meetings und verzichteten auch auf die Präsentationen, die wir früher dafür genutzt hatten. Stattdessen fingen wir an, jede zweite Woche mit unseren Mitarbeitern darüber zu sprechen, was uns beschäftigt und was die nächsten Schritte sein sollten.

In den Wochen ohne solche unternehmensweiten Besprechungen hielten wir Town-Hall-Meetings ab, in denen die Mitarbeiter Fragen zu den Themen stellen konnten, die in dieser Woche am wichtigsten waren. Wir begannen auch, uns noch stärker auf unsere Announcement-Kanäle in Slack zu stützen, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter wichtige Informationen schnell erhalten.

Wir erkannten, dass viele Menschen inmitten dieser globalen Krise ausgelaugt waren. Daher haben wir das „Friday“-Programm ins Leben gerufen, bei dem das gesamte Unternehmen einmal im Monat am gleichen Freitag frei hat. Wenn alle am gleichen Tag frei nehmen, können alle diesen Tag auch wirklich genießen – schließlich muss sich niemand Sorgen machen, etwas zu verpassen, und jeder weiß, dass am Montagmorgen kein neuer Berg an Arbeit auf ihn wartet. Wir haben auch dafür gesorgt, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über alle Leistungen im Bereich der psychischen Gesundheit informiert sind, die wir anbieten, und haben dieses Angebot weiter ergänzt.

Auf die Lichtblicke konzentrieren

Im Juni haben wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefragt, was sich verbessert hat, seit wir alle zu Hause arbeiten. Viele sagten, dass sie – keine Überraschung – das Pendeln nicht besonders vermissen. Aber der wirklich interessante Aspekt war, was sie mit der neugewonnenen Freizeit gemacht haben. Die Leute bekamen mehr Schlaf. Eltern konnten es nun genießen, morgens mit ihren Kindern zu frühstücken und abends vor dem Abendessen Zeit zum Spielen mit ihnen zu haben.

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gaben auch an, sich nun gesünder zu ernähren, mehr Zeit für ihre Hobbys zu haben und mehr Sport zu treiben. Der rote Faden, der all diese Veränderungen durchzieht, ist der der Flexibilität. Wir alle profitieren davon, wenn wir eine größere Kontrolle darüber haben, wie wir unsere Zeit verbringen und wie wir unsere Arbeit in unsere Tage integrieren.

Diese Flexibilität war einst ein Novum, ist aber heute eine Notwendigkeit. Eltern sind für den Heimunterricht verantwortlich. Lebenspartner müssen in Ruhe arbeiten können, um im Homeoffice an wichtigen Sitzungen teilzunehmen oder Präsentation halten zu können. Wir müssen Zeit finden, um Mittagessen zu kochen, wenn wir nicht mehr schnell das Büro verlassen, um in nahegelegenen Restaurants Essen zu gehen. Eine Besprechung um 7 Uhr morgens, die früher in die Anfahrtszeit ins Büro gefallen wäre, ist jetzt leicht machbar. Wenn man heute solch eine Besprechung wahrnimmt, kann man stattdessen die Arbeit ein paar Stunden früher beenden oder eine extra lange Mittagspause einlegen.

Slack Client: Menschen benutzen Slack, um ihre Teams zu vernetzen, ihre Systeme zu vereinheitlichen und Zusammenarbeit zu vereinfachen.
Slack Client: Menschen benutzen Slack, um ihre Teams zu vernetzen, ihre Systeme zu vereinheitlichen und Zusammenarbeit zu vereinfachen.
(Bild: Slack)

Zudem haben wir festgestellt, dass wir genauso produktiv sein können, wenn unser Arbeitstag nicht acht Stunden im Büro stattfindet und mit einer Stunde Pendeln beginnt und endet – eine Flexibilität, die sich viele auch nach der Pandemie wünschen werden. Daher haben wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig darüber informiert, dass wir die Büros frühestens im Juni 2021 wiedereröffnen werden, um ihnen bei der Planung des kommenden Jahres zu helfen. Zudem geben wir ihnen die Möglichkeit, nun auch dauerhaft mobil zu arbeiten.

Miteinander in Kontakt bleiben

Slack macht Remote-Work möglich. Deshalb haben wir uns von Anfang an dafür verantwortlich gefühlt, all unseren Kunden – sowohl den neuen als auch den bestehenden – bei diesem schwierigen Übergang inmitten dieser globalen Krise zu helfen. Wir haben die Aktualisierung unserer Benutzeroberfläche beschleunigt, um neue Nutzer dabei zu unterstützen, unser Produkt besser zu verstehen. Wir haben ein Programm gestartet, bei dem jeder eine 20-minütige telefonische Beratung mit uns buchen konnte, um Hilfe bei der Nutzung von Slack zu erhalten – und führten über 1.000 Gespräche in über einem Dutzend Sprachen.

Wir haben eine neue Bibliothek mit Workflow-Vorlagen eingerichtet, um Prozesse zu automatisieren, die früher manuell durchgeführt werden mussten. Wir haben kostenlose Testversionen an alle herausgegeben, die die Leistungsfähigkeit unseres Bezahlmodells benötigten, um ihre Unternehmen auf Remote-Work umzustellen – sowie an Hunderte von Teams, die auf der ganzen Welt gebildet wurden, um zur Pandemieforschung und -bekämpfung beizutragen. Diese und viele andere Veränderungen wurden alle über Dutzende neue Slack-Channels orchestriert, die wir extra dafür geschaffen haben.

Neue Strategien für die Zusammenarbeit entwickeln

Wenn die Krise eines deutlich gemacht hat, dann, dass das Büro hinsichtlich Produktivität, Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Work-Life-Balance nicht mehr das Maß aller Dinge ist. Laut einer aktuellen Studie unseres Think-Tanks „Future Forum“ wollen nur noch 12 Prozent der Beschäftigten dauerhaft ins Büro zurückkehren. Mehr als zwei Drittel bevorzugen das hybride Arbeiten, d.h. eine Kombination aus Büroarbeit und Remote-Work.

Das Büro ist im Grunde nur ein Instrument, auf das wir uns in der Vergangenheit verlassen haben, um miteinander zu arbeiten und zu kommunizieren. Wir müssen darüber nachdenken, welche Bedeutung das Büro in der Vergangenheit für uns hatte und wie wir seine Rolle im Unternehmen in Zukunft neu denken können. Kollaborationsplattformen wie Slack können bei diesem Wandel helfen.

Auch wenn die gegenwärtige Situation vielen düster erscheinen mag, so gibt es doch eine Reihe von Lichtblicken, auf denen wir in Zukunft aufbauen können. Dies können Best-Practice-Beispiele sein, die in Zukunft auf das gesamte Unternehmen übertragen werden können. Oder neue Gewohnheiten in der Zusammenarbeit, wie z.B. weniger, aber besser organisierte Videokonferenzen mit einer klaren Tagesordnung und einem festen Protokollanten, um die Zeit optimal zu nutzen.

Außerdem sollte bei jeder Besprechung hinterfragt werden, ob sie wirklich notwendig ist oder ob eine einfache, aber transparente Slack-Nachricht nicht ausreicht. Und vor allem ist es wichtig, die Angst abzuschütteln, dass Remote-Work Chancen blockieren oder die berufliche Entwicklung verlangsamen könnte. Jetzt ist nicht die Zeit für Ängste, sondern die Zeit, achtsam, ichbewusst und integrativ zu sein.

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* Ali Rayl ist dafür verantwortlich, das Arbeitsleben von Millionen von Slack-Benutzern einfacher und produktiver zu machen. Sie stieß bereits in der Konzeptionsphase zu Slack – als Leiterin der Qualitätssicherung für Tiny Speck, heute bekannt als Slack Technologies Inc. – und hat seit den Anfängen des Unternehmens einen Kunden-Support mit „viel Herz“ kultiviert. Vor ihrer Zeit bei Slack war Ali Director of Quality Assurance bei Songbird, einer Open-Source-Musikplattform. Sie erhielt ihren Bachelor in Geisteswissenschaften von der University of Colorado Boulder.

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