Firmen aufgepasst: Behörden verlangen elektronische Rechnungen

Redakteur: Margit Kuther

Seit 20. April 2020 müssen alle Behörden die digitale XRechnung empfangen können. Für den Bund folgt im November eine E-Invoicing-Pflicht, andere Rechnungen werden zurückgewiesen.

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Einkauf: Die digitale Rechnung ist auf dem Vormarsch.
Einkauf: Die digitale Rechnung ist auf dem Vormarsch.
(Bild: Clipdealer)

Unternehmen sollten sich deshalb schon heute auf die XRechnung vorbereiten und sich mit Verboten, Ausnahmen und Umsetzung vertraut machen. Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basierendes Datenmodell, das aktuell als Standard für elektronische Rechnungen etabliert wird.

Im ersten Schritt geht es um jene Rechnungen, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Mit dem Standard XRechnung setzt Deutschland die EU-Vorgaben (CEN) für die Daten in einer elektronischen Rechnung um. Die Einführung wurde bis spätestens zum 18. April 2020 angesetzt. Seit diesem Stichtag kann das Format an alle öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden. Zudem können elektronische Rechnungen im XRechnungsformat europaweit empfangen und verarbeitet werden.

Fahrplan für die XRechnung

  • 18. April 2020: Bund, Länder und Kommunen müssen XRechnungen empfangen können.
  • 27. November 2020: Der Bund und Bremen müssen alle Rechnungen elektronisch empfangen, es gilt die E-Invoicing-Pficht. Ausnahmen bestehen bei Direktkauf bis 1000 €, einer Geheimhaltung bedürftigen Rechnungsdaten oder einer Auslandsbeschaffung.

Der Bund darf nach dem Stichtag Rechnungen zurückweisen

Während einer Übergangsfrist bis zum 27.11.2020 können Rechnungen an den Bund auch weiterhin in Papierform eingereicht werden. Ab dem Stichtag folgt dann die ausschließliche Verpflichtung zum rein elektronischen Rechnungsaustausch mit allen Rechnungsempfängern auf Bundesebene. Experten unterstreichen die Brisanz: Ab dem 27. November 2020 dürfen die Rechnungsempfänger des Bundes nämlich alle Rechnungen zurückweisen, welche in Papierform oder anderen Formaten eingehen.

Kostenloses Seminar am 29. April gibt Antworten

Dass bereits vor dem Stichtag viele Unternehmen von den neuen Möglichkeiten Gebrauch machen, wünscht sich das Bundesinnenministerium (BMI). So sagt Staatssekretär Klaus Vitt: „Wir haben mit der Einführung der E-Rechnung ein Etappenziel auf unserem Weg, Verwaltungsleistungen bis 2022 auch elektronisch anzubieten, erreicht. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung können nun die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und Bearbeitung umfassend nutzen.“

Für Unternehmen stellen sich in dieser Situation zahlreiche Fragen nach rechtlichen Anforderungen, erlaubten Austauschformaten und der generellen Herangehensweise/Best Practices. Antworten liefert die Webinarreihe zum Thema E-Invoicing B2G 2020 – Vor dem Stichtag zur gesetzlich verpflichtenden E-Rechnung“„. Im vierten Termin der Serie am 29.4.2020 gibt Richard Putz von der Kanzlei Holzeisen Reich Oberthaler Putz eine praxisfundierte Einschätzung zur E-Invoicing-Situation in Italien, das in Sachen E-Invoicing ein Vorreiter in der EU ist.

Wie sind Deutschlands größte Unternehmen bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen aufgestellt? Welche Formate nutzen sie und welche Erfahrungen haben sie bei der Umsetzung von E-Invoicing-Projekten gemacht? Mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat Comarch eine Marktstudie unter Deutschlands 700 größten Unternehmen durchgeführt. Die Studie steht online

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