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Mehr Effizienz Die größten Zeitfresser bei Power Point ausmerzen

| Redakteur: Sariana Kunze

Eine aktuelle Studie offenbart die größten Zeitfresser bei der Arbeit mit Power Point. Dabei gelingt, laut den Experten, eine gute Präsentation schnell und einfach mit nur wenigen Stellschrauben.

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Julian Kornmaier ist Head of Product Services & Product Manager bei made in office.
Julian Kornmaier ist Head of Product Services & Product Manager bei made in office.
(Bilde: Made in Office)

Nein, Sie sind keine Ausnahme: Mitarbeiter in deutschen Büros verbringen im Schnitt täglich eine Stunde damit, Power Point-Präsentationen zu erstellen. 24 Minuten entfallen dabei auf Formatierungsaufgaben, die sich durch Software-Erweiterungen ganz einfach automatisieren ließen.

Das zeigt „Die große Power Point-Studie“, die der GfK im Auftrag von Made in Office erstellt hat. Die Studie zeigt auch, dass ein Großteil der Formatierungsarbeit – 34 % der Gesamtarbeitszeit mit Power Point – aus immer gleichen, wiederkehrenden Prozessen besteht. Dabei lassen sich diese Prozesse mit Hilfe von Makros und Add-ins speziell für Power Point automatisieren. Pro Mitarbeiter würden so im Schnitt knapp sieben Stunden monatlich frei, die für andere Aufgaben genutzt werden könnten.

CD-konform? Fehlanzeige

Ein weiteres überraschendes Ergebnis der Studie: Obwohl Mitarbeiter so viel Zeit damit verbringen, ihre Präsentationen zu formatieren, entsprechen diese meist nicht dem korrekten Corporate Design des Unternehmens. Dies gilt für 70 Prozent der ausschließlich intern verwendeten Präsentationen. Noch schlechter sieht es entgegen der Erwartung im Außendienst aus: Hier sind sogar drei Viertel (75 Prozent) der Präsentationen nicht CD-konform. Abhilfe schaffen könnten auch hier spezielle Power Point-Tools, die es beispielsweise erlauben, neu erstellte Präsentationen auf Knopfdruck in das aktuelle Corporate Design zu überführen.

Zur Studienerhebung:

Für „Die große Power Point-Studie“ hat die GfK insgesamt 1.017 Arbeitnehmer in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zu ihrer Power Point-Nutzung befragt. Die Mitarbeiter stammen aus Unternehmen der Branchen Versicherungen und Finanzen, Chemie, Pharma, Automotive, Energie, Industrie, Konsumgüter, Logistik und Dienstleistungen. Die Online-Befragung bestand aus 41 Fragen. Der Auftraggeber der Studie, die Made in Office GmbH aus Köln, ist ein Anbieter von Softwarelösungen zur Steigerung der Effizienz und Produktivität beim Einsatz von Microsoft Office in Unternehmen.

* Die komplette Studie können Sie hier kostenlos downloaden.

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Über Made in Office:

Made in Office hat seinen Sitz in Köln und ist der in Deutschland führende Anbieter von Softwarelösungen auf Microsoft Office-Basis, die der Steigerung von Effizienz und Produktivität in Unternehmen dienen. Als zertifizierter Microsoft-Partner hat sich Made in Office auf die Beratung und Entwicklung von Lösungen für Excel, Outlook, PowerPoint, Word sowie Access spezialisiert und damit eine weltweit einzigartige Kompetenz aufgebaut. Mit seinen 30 Mitarbeitern entwickelt Made in Office neben maßgeschneiderten Lösungen auch Software-Produkte für Office. Das Portfolio an Standardsoftware, die Made in Office bei Bedarf auch an individuelle Anforderungen seiner Unternehmenskunden anpasst, umfasst derzeit drei Lösungen: „empower“ zur optimierten Erstellung von Power Point-Präsentationen, „documenter“ für die professionelle Gestaltung Word-basierter Korrespondenz und schließlich „dashbook“, ein auf Excel basierendes KPI-Dashboard zur Visualisierung der wichtigsten Kennzahlen eines Unternehmens. Seit der Gründung im Jahr 2005 hat Made in Office schon zahlreiche Projekte für namhafte Unternehmen realisiert. Zu den Referenzkunden zählen unter anderen: Allianz, AXA, BASF, Beiersdorf, Bertelsmann, BMW, Continental, Evonik, Ford, Johnson & Johnson, RTL, RWE, Siemens, Standard & Poors, Volkswagen und viele mehr.

Der Beitrag erschien zuerst auf dem Portal unserer Schwestermarke marconomy.

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