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6 Tipps zur erfolgreichen, digitalen Zusammenarbeit

| Redakteur: David Franz

Working remotely – Was genau muss man als Unternehmen hierbei beachten? Hilfreiche Tipps zur digitale Zusammenarbeit finden Sie in diesem Artikel.

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Virtuelle Zusammenarbeit wird in naher Zukunft einen noch größeren Stellenwert einnehmen. Die Effizienz der internen Kommunikation nimmt direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens.
Virtuelle Zusammenarbeit wird in naher Zukunft einen noch größeren Stellenwert einnehmen. Die Effizienz der internen Kommunikation nimmt direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens.
(Bild: ©DragonImages - stock.adobe.com)

Selbstbestimmtheit und Flexibilität – das ist es, was sich viele Arbeitnehmer heutzutage wünschen. Sie wollen nicht mehr an einen bestimmten Arbeitsplatz und feste Arbeitszeiten gebunden sein. Was aber bedeutet das für Unternehmen? Die müssen sich diesen Wünschen anpassen, um im Kampf um die besten Fachkräfte nicht ins Hintertreffen zu geraten. Das Ergebnis? Working remotely wird Alltag. Teams arbeiten immer weniger Schreibtisch an Schreibtisch, sondern über Städte, Länder und Zeitzonen verstreut. Aber wie lässt sich Zusammenarbeit neu organisieren – wenn man nicht länger auch physisch zusammenarbeitet?

Es gilt, einen neuen digitalen Ort für Kollaboration und Kommunikation zu finden, an dem sich diese neue Art der Zusammenarbeit genauso erfolgreich und einfach gestalten lässt. Einerseits verkürzt sich dadurch die Distanz zwischen den vor Ort anwesenden und den remote arbeitenden Teammitgliedern. Andererseits wird die komplette Kommunikation transparent und für alle nachvollziehbar. Wie bei der Einführung eines jeden neuen Tools, gibt es auch hier ein paar Aspekte, die „gut zu wissen“ sind. Denn: auf die richtige Anwendung kommt es an. Obwohl Offenheit und Neugierde die generellen Grundlagen für diese neue Form der Zusammenarbeit sind, so ist es doch von Vorteil, zusätzlich den ein oder anderen Kniff und das Wissen um hilfreiche Features zu haben. Was genau muss man als Unternehmen hierbei also beachten? Hier 6 Tipps zur erfolgreichen, digitalen Zusammenarbeit:

1. Zu Anfang steht: das Mindset

Jede noch so positive Veränderung wird scheitern, wenn diejenigen, die mit einem Tool arbeiten, nicht sehen, welchen Nutzen sie daraus ziehen können. Die Menschen müssen verstehen, dass es sich nicht nur um eine weitere Chat-Software handelt, sondern dass sie durch unzählige Apps, die integriert werden können, die ganze Zusammenarbeit an einem Ort bündelt. Wenn Sie Collaboration Hubs einführen, müssen Sie alle Teammitglieder an Bord holen. Schauen Sie sich das Tool zusammen mit Ihren Mitarbeitern an, sprechen Sie über ihre Wünsche und Ängste bezüglich digitaler Zusammenarbeit, setzen Sie gemeinsam Standards fest, mit denen das ganze Team einverstanden ist. Der „Team first“ Gedanke steht hierbei im Vordergrund und die Art und Weise, wie ein Collaboration Tool integriert wird, muss tief in die Unternehmenskultur verankert werden. Das Team kann zusammen viel mehr erreichen, als der Einzelne – besonders wenn es durch die richtigen Tools unterstützt wird.

2. Die Macht dem Channel! Nutzen Sie sie!

Obwohl Collaboration-Tools die Zahl der empfangenen Nachrichten steigern können, ist nicht jede Information für jeden von gleicher Bedeutung. Aus diesem Grund ermöglichen es solche Tools, Kanäle, die derzeit nicht relevant oder wichtig sind, stumm zu schalten – ohne wertvolle Informationen zu verlieren: Wenn eine Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt doch relevant wird, kann sie ganz einfach im entsprechenden Kanal gesucht und gefunden werden. Ebenso können Channels, die von besonderer Bedeutung sind, hervorgehoben werden, damit die Mitglieder mit jeder Nachricht, die in diesem Kanal geteilt wird, auf dem Laufenden bleiben können. Außerdem bieten Collaboration-Tools die Möglichkeit, Unterhaltungen in themenspezifischen Kanälen zu sortieren, zu welchen jederzeit neue Mitglieder hinzugefügt oder entfernt werden können. So bespricht das Marketing-Team die aktuelle Kampagne im Channel #marketing-campaign, während der IT-Support Tickets im #support-Channel bearbeitet. Dadurch sind nicht nur alle relevanten Kollegen immer up to date, sondern können auch einzelne Informationen, Dokumente und Abläufe zu einem späteren Zeitpunkt nochmal nachlesen – auch neue Mitglieder sind so immer schnell auf dem aktuellsten Stand.

3. Bitte nicht stören

Wenn man im gleichen Büro sitzt ist, es einfach zu signalisieren, dass man nicht gestört werden möchte. Sobald die Kommunikation auf virtueller Ebene stattfindet, braucht es andere Möglichkeiten, dies zu tun. In Collaboration Tools signalisiert ein sogenannter Status, dass man gerade nicht verfügbar ist. Quasi wie die geschlossene Bürotür oder die Kopfhörer im Ohr – bloß digital. So wissen alle anderen Teammitglieder sofort Bescheid und sind nicht überrascht, wenn nicht sofort auf alle ihre Nachrichten geantwortet wird. Um nicht in Versuchung zu geraten, selbst ständig die neuesten Benachrichtigungen zu checken – besonders nach Feierabend – kann man mit wenigen Klicks Benachrichtigungen stummschalten. Das geht sowohl spontan, um sich ganz auf eine Aufgabe konzentrieren zu können, oder durch eine feste Regelung, die jeden Tag automatisch für den gewünschten Zeitraum alle Benachrichtigungen ausstellt.

4. Emojis sind erlaubt – sogar gewünscht

Emojis bei der Arbeit? Das gehört für viele auf den ersten Blick nicht zusammen. Doch ihr Einsatz kann zu deutlich schlankeren Prozessen führen. In einer immer schnelleren und digitalen Welt tendiert man dazu, unmittelbar auf Sofortnachrichten zu antworten. Dadurch unterbricht man allerdings den eigenen Work-Flow und somit die Konzentration. Statt des Sendens einer langen Nachricht bieten Collaboration Tools die Möglichkeit, ganz einfach mit einem Emoji auf eine Nachricht zu antworten – mit nur wenigen Klicks. Der Augen-Emoji, als Zeichen für „Ich habe es gesehen und arbeite bereits daran“ oder der grüne Haken für „Diese Aufgabe ist erledigt“.

5. Wer suchet – der findet

Wissen ist der Schlüssel – besonders, wenn es um den Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb geht. Oft geht das firmeninterne Wissen jedoch mit dem Abgang einzelner Mitarbeiter verloren oder es ist im Dschungel an Informationen nicht mehr auffindbar. Collaboration Tools jedoch sind optimale Wissensspeicher, die alle jemals ausgetauschten Nachrichten, Dokumente, Unterhaltungen und andere Informationen durchsuchbar machen. Man nutzt hierfür einfach die verschiedenen Suchfilter der Anwendung. Stichwort: Marketing Protokoll; Zeitraum: Januar 2019; Channel: #marketing-campaign; gepostet von: Hans oder Laura. Innerhalb weniger Sekunden hat man das gesuchte Protokoll parat.

6. Face-to-face bleibt das A und O

Digitale Zusammenarbeit ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, vor allem da sie einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern so viele Möglichkeiten bietet. Dabei passiert es leicht, dass die Face-to-face Kommunikation zu kurz kommt und an Stellenwert verliert. Durch international verstreute Teams und remote arbeitende Mitarbeiter ist es auch gar nicht immer möglich, sich regelmäßig persönlich gegenüber zu sitzen. Hier bieten Collaboration Tools eine gute Alternative, indem man die Video- oder Audio-Call Funktionen nutzt. So kann einwandfreie persönliche Kommunikation doch bis zu einem gewissen Grad aufrechterhalten werden – auch wenn sie virtuell stattfindet.

Virtuelle Zusammenarbeit wird in naher Zukunft einen noch größeren Stellenwert einnehmen. Die Effizienz der internen Kommunikation nimmt direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Das große Ziel sollte es sein, Know-How und Kompetenzen jederzeit für jedermann zugänglich zu machen. Um dies zu erreichen, benötigen Unternehmen eine flexible, anpassungsfähige und skalierbare Plattform. Auch wenn man nicht mehr physisch zusammenarbeitet, sind diese neuen Formen der Zusammenarbeit und ihre positiven Auswirkungen auf die Produktivität der Schlüssel zum zukünftigen Unternehmenserfolg.

Über den Autor

Johann Butting ist Head of EMEA bei Slack
Johann Butting ist Head of EMEA bei Slack
(Bild: Slack)

Johann Butting ist Head of EMEA bei Slack, der Business-Software zur effektiven Kommunikation von Unternehmen. Er verfügt über 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen Sales und Go-to-market im Technologiesektor und war bereits für zahlreiche Unternehmen in EMEA verantwortlich.Zuletzt war er als Head of EMEA bei Dropbox und verantwortete dort die Standorteröffnung in Dublin sowie den dortigen Aufbau eines 250-köpfigen Teams. Vor seiner Zeit bei Slack und Dropbox war Johann bei Google für den Adwords Vertrieb an kleine und mittelständische Unternehmen verantwortlich, bevor er dort später den Bereich AdSense EMEA vorantrieb.

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