Medizinische Dokumentation

Softwarelösung hilft bei der Prozessoptimierung im Krankenhaus

26.11.10 | Redakteur: Hendrik Härter

Alltag im Krankenhaus: Eine strukturierte medizinische Dokumentation mit MediColor soll Prozesse in Krankenhäusern optimieren (Bild: Weinmann)
Alltag im Krankenhaus: Eine strukturierte medizinische Dokumentation mit MediColor soll Prozesse in Krankenhäusern optimieren (Bild: Weinmann)

Eine strukturierte medizinische Dokumentation soll in Krankenhäusern helfen, Prozesse effektiv und ganzheitlich zu gestalten. Unser Beitrag weist anhand von eindeutigen Zahlen nach, dass MedColor zur strukturierten medizinischen Dokumentation beiträgt.

Effizienzoptimierung entlang der Behandlungsprozesse in Krankenhäusern ist von hoher Bedeutung. In Zeiten der Einsparungsmaßnahmen gilt es für Krankenhäuser, Abläufe zu verbessern, Einsparungs- und effizienzsteigernde Potenziale herauszufinden und gezielt umzusetzen.

Allgemein bekannt ist, dass strukturierte medizinische Dokumentation von immenser Bedeutung ist und ein zwingender Bereich des Arbeitsalltages eines Arztes darstellt. Auch bekannt ist die Annahme, dass computergestützte Systeme in der Bild- und Befunddiagnostik den Behandlungsablauf effektiver gestalten und hierdurch Einsparungen erzielt werden sollen.

Wirtschaftlichkeits-Nachweisstudie der Dokumentations- und Befundungssoftware

Doch gab es bislang keine uns bekannte Kennziffern-Analyse über die Annahme der Kosteneinsparung und Prozessoptimierung durch computergestützte medizinische Dokumentation. Mednovo Medical Software Solutions machte sich zum Ziel, eine Wirtschaftlichkeitsnachweis-Studie im Rahmen der Installation der von ihnen entwickelten und vertriebenen Dokumentations- und Befundungssoftware MediColor in der Endoskopie/Sonografie eines Referenzhauses durchzuführen.

Ergänzendes zum Thema
 
Strukturierte Dokumentation
Ziel der durchgeführten Analyse war die Bewertung des aktuellen Einführungsstatus von MediColor, wobei der Fokus auf die erreichte Effizienzsteigerung der MediColor-Anwender entlang des gesamten Behandlungsprozesses gerichtet war.

Optimaler Kommunikationsfluss zwischen allen Systemen im Krankenhaus

Über dieses Ergebnis hinaus wurde weiteres Verbesserungspotenzial des Endoskopie-Prozesses im Allgemeinen als auch durch Unterstützung mit MediColor herausgestellt. Durch die Vernetzung von IT und Medizintechnik, ganz gleich welche und wie viele unterschiedliche Schnittstellen vorliegen, wurde durch MediColor ein Gateway installiert, welches einen optimalen Kommunikationsfluss zwischen allen Systemen im Krankenhaus schafft. Durch die Schnittstelle zum Krankenhausinformationssystem (KIS) auf der einen Seite, dem Medizingerät auf der anderen Seite, eine weitere zum Picture Archiving and Communication System (PACS), können sämtliche Daten zum Bedarfszeitpunkt in notwendiger Qualität und Vollständigkeit am benötigten Platz digital zur Verfügung gestellt werden.

Bild 1: Blockaden zwischen Station und Endoskopie
Bild 1: Blockaden zwischen Station und Endoskopie

Die intelligente und umfassende Vernetzung von IT und Medizintechnik in der medizinischen Dokumentation, ermöglicht es Engpässe im Workflow, die zu Mehrkosten, Zeitdruck und Bindung von Personal-Kapazitäten führen, weitestgehend zu beseitigen. Diese Engpässe fordern Handlungsbedarf, der durch MediColor in eine Lösung umgesetzt wurde. Exemplarische Engpässe, wie sie in der Endoskopie häufig herrschen, sind in Bild 1 dargestellt.

Die gewonnenen Ergebnisse ermöglichen eine spürbare Arbeitserleichterung

Die Ergebnisse der Studie sind eindeutig. Durch die Übernahme von Patientendaten und durch Zugriff auf Vorbefunde auf Grund einer Schnittstelle zum KIS und PACS, erfolgt eine spürbare Arbeitserleichterung und eine Verringerung des Zeitaufwandes. Auf Grund der Bildintegration in den medizinischen Befund, wird einerseits die Aussagekraft des Befundes gesteigert, andererseits werden Wiederholungs-Untersuchungen vermieden. Die gesteigerte Aussagekraft führt ebenso zu einer Reduzierung des Erläuterungsbedarfes auf der Station und dem Zuweiser. Die vollständige digitale Erfassung der erbrachten Leistung zu den einzelnen Fällen, führt zu einer fehlerfreien Abrechnungsmöglichkeit.

Bild 2: Erzielte Ergebnisse durch das Dokumentationssystem MediColor
Bild 2: Erzielte Ergebnisse durch das Dokumentationssystem MediColor

Wie aus der Darstellung im Bild 2 erkennbar wird, verringert sich die Bearbeitungszeit für sämtliche hier genannte administrative Tätigkeiten entlang des Behandlungsprozesses um teilweise sogar mehr als 50% durch Einführung von MediColor. Im Rahmen der Telefonate zwischen Krankenhaus und Zuweiser, bleibt zwar die Bearbeitungszeit gleich, jedoch verringert sich die Anzahl der notwendigen Telefonate durch die gesteigerte Aussagekraft der Befunde um die Hälfte. Das Ergebnis: Zeitaufwände und Kosten werden signifikant reduziert. Diese wiederum können umgelagert werden, wodurch sich neue Optimierungspotenziale ergeben.

Neben der quantitativen Bewertung der Investition in das Bild- und Befunddokumentationssystem MediColor und dem hieraus verbundenem Nachweis der langfristigen Kosteneinsparungen, wurden auch weitere Optimierungsmöglichkeiten entlang des Behandlungsprozesses sowie Steigerungspotential zur Abstimmung von Prozessen und Software sowie Effizienzvorteile klar herausgearbeitet und belegt.

Welche Vorteile die digitale Datenaufbereitung bietet

Bild 3: Weiteres Verbesserungspotenzial in Endoskopie und Sonografie
Bild 3: Weiteres Verbesserungspotenzial in Endoskopie und Sonografie

Durch die digitale Aufbereitung der Daten und deren Verfügbarkeit auf allen MediColor-Arbeitsplätzen, kann die Anzahl der Terminabstimmungen um ganze 60% reduziert werden, auch wenn die Bearbeitungszeit pro Fall unverändert bleibt. Eine verbesserte Beauftragung des Patiententransports, Ablage des stationären Befundes und Unterschrift für den ambulanten Befund durch Umstellung auf Stapelverarbeitung, führt zu einer Reduktion der Bearbeitungszeit um 50%. Auf Grund der digitalen Befundung in MediColor, kann im Rahmen der Erstellung des ambulanten Arztbriefes sogar eine Reduktion von 5 auf 1 Minute pro Fall erzielt werden.

Wirtschaftlichkeitsnachweis auf beliebige Krankenhäuser übertragbar

Auf Grund der Stapelverarbeitung würde im Rahmen dieser Prozessumstrukturierung die Verteilung der Befunde nur einmal täglich erfolgen, wodurch eine Erhöhung der Bearbeitungszeit resultiert.

Die Einsparungen jedoch an den zuvor beschriebenen administrativen Prozessen (Beauftragung des Patiententransports, Ablage des stationären Befundes und Unterschrift für den ambulanten Befund) sind auf Grund der Position der ausführenden Personen (ASS und PFL) deutlich höher, als die Mehrkosten, welche die zusätzliche Bearbeitungszeit im Rahmen der Befund-Kommunikation verursacht. Dieser Wirtschaftlichkeitsnachweis lässt sich mit Hilfe weniger Arbeitsschritte einfach und schnell auf jedes beliebiges Krankenhaus übertragen und macht Effizienzsteigerung sowie Kosteninvestitionen transparent und kalkulierbar.

Literatur

Dr. Dirk Ralfs: Analyse von Kosten und Nutzen, Return-on-Invest und Break-Even-Zeitraum für MediColor entlang des Endoskopieprozesses im Klinikum Magdeburg, Juli 2009.

* *Michael Heinlein ist Geschäftsführer bei Mednovo Medical Software Solutions in Berlin.

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